Elektronisk handel, e-handel, är kommunens sätt att göra inköp, beställningar och ta emot fakturor elektroniskt. Vårt mål i Karlshamns kommun är att alla beställningar som görs i kommunen ska vara elektroniska och gå genom e-handelssystemet Visma Proceedo.

Sedan 1 april 2019 har offentlig verksamhet lagkrav på sig att delar av inköpsprocessen ska ske elektroniskt. Inom snar framtid kommer även lagkrav på elektroniska inköp. 2006 startade Karlshamns kommun sin första E-handel som gällde inköp av livsmedel. Under 2020 ska hela kommunen kunna beställa livsmedel, förbrukningsartiklar och även kunna beställa tjänster via vårt E-handelssystem Visma Proceedo.

Komma igång med E-handel

Förutsättningen för att bli uppkopplad mot kommunens E-handel är att du som leverantör har ett avtal med kommunen.

Kontakta E-handelsansvarig för att ansluta sig till E-handel för hantering av order och fakturering.

Vilken e-handelslösning, vilka dokument som ska inkluderas, vilka format och hur lösningen ska testas avgörs i en dialog mellan kommunen och leverantören. De affärsdokument som ska utväxlas beror på avtalet men vanligen handlar det om elektronisk order, orderbekräftelse och faktura. Vårt system ger oss en möjlighet att följa upp vad som inhandlats, vilka inköpsbehov som finns och säkerställer att inköpen sker enligt avtalade villkor.

Kommunen följer den standard för E-handel (SFTI) som finns inom offentlig sektor. Standarden täcker olika affärsprocesser och affärsscenarier. För mer information besök SFTI.se.

Kontakta E-handelsansvarig för att komma igång.

E-handelns positiva påverkan på offentlig sektor

Framför allt bidrar E-handeln till att offentlig sektor:

• följer upphandlade ramavtal och ökar sin avtalstrohet
• får kostnadsbesparingar i form av bättre priser på längre sikt och att det blir enklare att göra
• priskontroller
• kan göra tidsbesparingar genom att effektivisera sina beställningar och sin fakturahantering, vilket
• även leder till färre fel
• kan öka resurserna för kärnverksamheterna
• kan öka kvalité och tillgänglighet av varor och tjänster samt att förbättra intern styrning och kontroll med möjlighet till uppföljning
• får ökad rättssäkerhet
• ökade miljövinster

Vårt inköpssystem ger också stöd för att automatisera vår interna process. En ekonomiskt ansvarig person, oftast en chef, godkänner en beställning i systemet redan innan en order går iväg till leverantören. Det innebär att fakturan kan attesteras automatiskt när man leveransgodkänt mottagna varor eller tjänster i systemet – om fakturan överensstämmer med den godkända beställningen.

Se gärna DIGG (Myndigheten för digital förvaltning) film som visar fördelarna med e-handel